Avant de partir en déplacement professionnel, il est nécessaire de s’informer sur plusieurs sujets pour pouvoir arriver à destination et qu’une fois sur place, tout se déroule dans de bonnes conditions.

Première étape : se renseigner sur les formalités

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Passeport

  • Vérifiez la validité de votre passeport. Pour certains pays, il faut qu’il soit encore valable 3 à 6 mois après la date de retour.
  • Si vous devez le faire pour la 1ère fois ou le refaire, anticipez cette démarche car en fonction des périodes, cela peut prendre plusieurs mois ! Retrouvez toutes les informations ici.
  • Si votre départ est imprévu et ne peut être reporté, vous pouvez bénéficier d’un passeport temporaire. Retrouvez la démarche à suivre ici.
  • Pensez à faire des copies de vos documents d’identité que vous laisserez à l’hôtel.

Visa

  • Renseignez-vous sur le type de visa nécessaire pour votre déplacement. Là encore, anticipez cette étape car les délais peuvent être très longs. Retrouvez tous les détails ici.

Santé

  • Si vous avez un traitement, prenez vos ordonnances et justificatifs.
  • Renseignez-vous sur les vaccins obligatoires en suivant ce lien.
  • Préparez une trousse à pharmacie de voyage : cottons, compresses, pansements, désinfectant, gel antibactérien, protection solaire, pommade type Biafine, traitement contre la diarrhée, traitement contre la constipation, paracétamol, ibuprofène, spray anti-moustiques…
  • Si vous êtes plutôt branché « Huiles essentielles », préparez votre trousse aroma.

Deuxième étape : faciliter le séjour sur place

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Paiement

  • Vérifiez la date d’expiration de votre carte (ça serait dommage de se retrouver sans moyen de paiement)
  • Augmentez le plafond de votre carte bancaire pour les retraits et les paiements.
  • Renseignez-vous sur les frais bancaires que votre déplacement pourrait engendrer. Vous pouvez parfois souscrire à une option pour limiter ces derniers.
  • Demandez une avance de frais à votre entreprise.

Communication

  • Adaptez votre forfait mobile à votre déplacement.
  • Téléchargez des applications pour pouvoir communiquer avec vos proches sans faire de hors-forfait (WhatsApp, Skype, Messenger, Hangouts…).

Culture

  • Renseignez-vous sur les coutumes et l’actualité du pays dans lequel vous vous rendez.
  • Essayez d’apprendre les mots de base : bonjour, merci, aurevoir…
  • Téléchargez des applications de traduction/conversation.
  • Prévoyez éventuellement des cadeaux à offrir à vos collègues.

Bleisure

  • Préparez votre « guide de voyage » en repérant les sites touristiques que vous ne voulez pas manquer et en estimant le temps de trajet jusqu’à ces derniers.
  • Téléchargez les cartes GPS nécessaires pouvant être consultées hors connexion.
  • Faites part de votre envie de visiter à votre collègue sur place, il aura certainement de précieux conseils à vous donner et se transformera peut-être même en guide personnel !

Troisième étape : organiser le départ

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Domicile

  • Confiez le double de vos clés à une personne de confiance (vos supers voisins par exemple).
  • Laissez des instructions pour :
    - garder votre adorable chat
    - arroser vos plantes
    - ramasser votre courrier
  • Videz votre frigo (pas la peine de terminer à tout prix le tube de mayonnaise mais vous avez compris l’idée).
  • Sortez les poubelles (ça peut paraitre logique mais dans la précipitation on peut oublier ce genre de détails et on ne vous le souhaite vraiment pas !).

Valise

  • Préparez votre liste de choses à emmener en distinguant : les vêtements, la trousse de toilettes, le matériel électronique et le reste. L’objectif de cette liste est de ne rien oublier !
  • Séparez ce que vous allez mettre dans votre bagage en soute, votre bagage cabine et votre sac à dos ou à main.
  • Pesez vos bagages avant le départ pour ne pas devoir les vider au contrôle ou payer un excédent.
  • N’hésitez pas à ajouter un cadenas sur votre valise pour sécuriser vos affaires. En revanche, si vous voyagez vers les Etats-Unis, il faudra un cadenas particulier nommé TSA, que les douaniers américains peuvent ouvrir.

Pour finir, le site France Diplomatie pourra vous donner tous les conseils complémentaires pour préparer au mieux votre séjour !

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